Secretario General y de Gobierno: Raúl Alexander Vélez Tamayo

Hoja de Vida

Acto administrativo

Acta de Posesión

Soportes de Estudios

SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO

SECRETARIO DE DESPACHO

CÓDIGO

02002

NIVEL

1 – Directivo

GRADO

02

NÚMERO DE EMPLEOS

(01)

DEPENDENCIA

Secretaría General y de Gobierno

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

Alcalde

NATURALEZA DEL EMPLEO

Libre Nombramiento y Remoción.

ÁREA DEL CONOCIMIENTO

Ciencias Sociales y Humanas
Economía, Administración, Contaduría y Afines

EXPERIENCIA

Dos (2) años como mínimo en el sector público

FUNCIONES ESCENCIALES

1. Coordinar los procesos de contratación en la Administración Municipal y desarrollar los propios de la Secretaría de Gobierno, para la ejecución de los proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

2. Vigilar que las diferentes actuaciones administrativas que se hacen en el Municipio sean oportunas y apliquen la normatividad vigente, con el fin de obtener un buen desempeño y del debido cumplimiento de la Constitución y las Leyes.

3. Atender y resolver oportunamente las quejas y reclamos que presentan los ciudadanos con respecto al funcionamiento del municipio, con el objeto de buscar el mejoramiento continuo en la prestación del servicio.

4. Coordinar el sistema de Control Interno para procurar el mejoramiento continuo, buscar parámetros de eficiencia y eficacia en la calidad del servicio y lograr la satisfacción de los usuarios, desarrollando entre otras las siguientes actividades:

a. Velar porque el mapa de procesos, procedimientos, manual de funciones y competencias y mapa de riesgos estén actualizados y sean ampliamente conocidos por todo el personal que presta sus servicios al Municipio.

b. Evaluar el cumplimiento de indicadores de los procesos de planes de acción y demás herramientas que permitan la elaboración de los planes de mejoramiento y velar por su aplicación y cumplimiento.

c. Emitir informes periódicos sobre el avance y cumplimiento del proceso de Control Interno.

5. Velar por la preservación, el mantenimiento y el restablecimiento del orden público, atendiendo las orientaciones impartidas por el alcalde, para garantizar la convivencia pacífica.

6. Velar por la debida aplicación de los requisitos de Ley relacionados con establecimientos abiertos al público, con el fin de garantizar el orden y convivencia pacífica.

7. Identificar las necesidades de capacitación y preparar y presentar el plan institucional de capacitación y evaluación del desempeño del talento humano

8. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social del Municipio, para verificar el cumplimiento de los parámetros y metas establecidos en el mismo.

9. Efectuar seguimiento al plan de capacitación y al plan de bienestar social y proponer los correctivos a que haya lugar.

10. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios, informes, y otros documentos relacionados con su área, con el fin de adecuar la estructura y funcionamiento del Municipio a la legislación actualizada y a las demandas de la comunidad.

11. Evaluar los procesos de los cuales es responsable y cuidar que los demás procedimientos de la entidad permanezcan actualizados, acatar los procedimientos establecidos para el desempeño de sus funciones y mantenerlos actualizados y vigentes para así elevar la calidad de los servicios que presta.

12. Mantener actualizadas las hojas de vida y evaluar el personal a cargo, tanto vinculado como contratistas y proveedores de manera documentada, para garantizar la mejora continua de la entidad.

Relacionadas con Desarrollo Comunitario:

13. Implementar el programa de asesoría, seguimiento y capacitación social a las organizaciones comunitarias en el cumplimiento de sus rolles y organización legal, para lograr una activa participación social.

14. Promover la organización comunitaria a través de las diferentes formas asociativas, para emprender programas de desarrollo.

15. Apoyar las actividades encaminadas al fortalecimiento de la capacidad institucional del Municipio, en aspectos de organización comunitaria, para generar reales espacios de participación.

RELACIONADAS CON SALUD

16. Coordinar las acciones de vigilancia y control a todos los actores del Sistema de Salud con asiento en el Municipio, para garantizar la calidad del servicio.

17. Promover la salud y prevenir la enfermedad en toda la comunidad, para mejorar la salud de la población granadina.

18. Formular y desarrollar proyectos para la población en general, según el perfil epidemiológico, para mejorar las condiciones de salud pública.

19. Monitorear el flujo de los recursos del sector salud, para garantizar la eficiencia y oportunidad del servicio.

20. Propiciar la participación social en la formulación de planes, programas y proyectos, para garantizar que se atienda la problemática real.

21. A través de las diferentes formas de vinculación al Sistema de Seguridad Social en Salud, procurar la prestación del servicio a toda la comunidad, con el fin de lograr un alto porcentaje de cobertura.

Relacionadas con Educación:

22. Ejecutar directamente las políticas públicas que en materia de educación le delega la ley.

23. Impulsar estrategias productivas a través del desarrollo de programas de educación no formal, para promover la generación de empleo.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Los contratos perfeccionados cumplen con la normatividad vigente y los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2.1 Actos administrativos elaborados dan cumplimiento a la Constitución y las Leyes.

3.1 Quejas y reclamos atendidas en los plazos establecidos por la Ley, hasta lograr la satisfacción de los usuarios.

4.1 Los procesos y los procedimientos permanecen vigentes ajustándose a la normatividad vigente y al ordenamiento Municipal.

4.2 El manual de funciones y competencias laborales del Municipio, permanece actualizado, es socializado a todo el personal y aplicado por el mismo en el desarrollo de sus funciones.

4.3 El mapa de riesgos de la administración municipal, es revisado periódicamente por el personal y las medidas de mitigación del riesgo son aplicadas por todos los funcionarios.

4.4 El cumplimiento de indicadores de los procesos de planes de acción se evalúan.

5.1 Las medidas tomadas para la conservación del orden público. aplican los principios rectores de conciliación, prevención, educación, tolerancia, solidaridad, primacía del interés general, igualdad, dignidad humana y prevalencia.

6.1 Los permisos para los establecimientos abiertos al público cumplen con la normatividad vigente.

7.1 El plan institucional de capacitación, responde a las necesidades institucionales y del personal de la entidad.

8.1 El plan anual de bienestar social, responde a las necesidades institucionales y del personal de la entidad.

9.1 El plan de capacitación y el plan de bienestar social, se ajustan atendiendo las demandas del personal y los cambios de legislación.

10.1 Los documentos producidos se elaboran cuidando su contenido, presentación, redacción y ortografía y se presentan oportunamente.

11.1 Los informes de evaluación de los procesos se presentan periódicamente y contienen el seguimiento a los indicadores, el análisis de la forma como se desarrolla el procedimiento y las acciones de mejora que se consideren pertinentes.

11.2 Las actas de modificación de los procesos y procedimientos, son elaboradas y aprobadas por el comité de control interno y se elaboran siempre que se requiera actualizarlos.

11.3 Los procedimientos suministrados para el desempeño del cargo, se acatan, revisan periódicamente y se mantienen ajustados a los cambios de la normatividad y a las necesidades de la comunidad.

12.1 Las hojas de vida permanecen actualizadas, la evaluación al personal vinculado se realiza en las fechas y formatos establecidos por ley. La evaluación a los contratistas se hace previo el pago al mismo en el formato suministrado para el efecto y tendrá en cuenta el cumplimiento de las metas y obligaciones propuestas.

RELACIONADAS CON DESARROLLO COMUNITARIO

13.1 Las capacitaciones dirigidas a organizaciones comunitarias, permiten a la comunidad claridad en los rolles desempeñados y organizar legalmente su organización.

14.1 Un alto porcentaje de los proyectos son liderados por comunidades organizadas mediante alguna forma asociativa con gran sentido de pertenencia y empoderamiento.

15.1 Las actividades desarrolladas para incrementar la capacidad institucional, son dirigidas a la comunidad y a los funcionarios y contratistas.

RELACIONADAS CON SALUD

16.1 Las acciones de vigilancia y control del sistema de salud, se ajustan a la normatividad vigente.

17.1 Los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, son diseñados atendiendo el perfil epidemiológico de la población.

18.1 El Plan local de Salud y el Plan de atención básico, son formulados con la participación de la comunidad y atendiendo su perfil epidemiológico.

19.1 El presupuesto del sector salud se ejecuta atendiendo la normatividad vigente y garantiza la oportunidad y eficiencia del servicio.

20.1 Los Comités de Participación Comunitaria - COPACOS, reuniones de Juntas de Acción Comunal, y demás espacios de participación, son diseñados y realizados

para garantizar la efectiva participación de la comunidad en el diseño de los planes programas y proyectos.

21.1 Las vinculaciones al régimen subsidiado, contributivo y los no cubiertos por recursos de la oferta, garantizan amplia cobertura y calidad en la prestación del servicio.

RELACIONADAS CON EDUCACIÓN

22.1 El servicio de preescolar, primaria, secundaria y media es administrado en los términos y oportunidades que el departamento le delegue.

22.2 Las inversiones para infraestructura, dotación, y mantenimiento de los establecimientos educativos son programadas, dando cumplimiento a la ley y atendiendo las necesidades del sector.

23.1 Los programas de educación no formal implementados, responden a las necesidades de la comunidad y contribuyen a la generación de empleo.

RELACIONADAS CON CULTURA Y DEPORTE

24.1 Emprender procesos que activen el aspecto cultural ce la población.

24.2 Dinamizar y fortalecer el espíritu deportivo y recreativo en el Municipio con el fin de promover la sana utilización del tiempo libere para toda la población y formar jóvenes física y mentalmente sanos.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Constitución Política de Colombia 
2. Código de Régimen Municipal 
3. Convivencia Ciudadana 
4. Políticas de Administración de personal 
5. Normatividad sobre Control Interno 
6. Normas sobre seguridad social en salud 
7. Estatuto de Contratación
8. Sistema de Seguridad Social en Salud 
9. Ley General de Educación


CARGOS ADSCRITOS A LA SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO

LIDER DE PROGRAMA

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: LÍDER DE PROGRAMA
CÓDIGO: 20604 
NIVEL: 2 – Profesional 
GRADO: 04 
NÚMERO DE EMPLEOS: (01) 
DEPENDENCIA: Secretaría General y de Gobierno 
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Secretaria General y de Gobierno 
NATURALEZA DEL EMPLEO: Carrera Administrativa
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Y ESTUDIOS
ESTUDIOS
Título profesional en el área social
EXPERIENCIA
No requiere

PROPÓSITO PRINCIPAL

Emprender procesos que activen el espíritu Cultural de la Población. Dinamizar y fortalecer el espíritu deportivo y recreativo en el Municipio con el fin de promover la sana utilización del tiempo libre para toda la población y formar jóvenes física y mentalmente sanos.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Impulsar, gestionar y conformar grupos en todas las áreas de las bellas artes, historia y literatura, para que la comunidad tenga oportunidades de creación y realización individual.

2. Adquirir y fomentar el uso del material bibliográfico, archivo histórico, archivo musical y archivo vertical, para incrementar el nivel cultural de los granadinos.

3. Inventariar, clasificar y conservar todos los bienes de patrimonio material e inmaterial del Municipio, para evitar el deterioro o la desaparición de los edificios, vías y sitios de interés que representan patrimonio cultural.

4. Dar a conocer todos los servicios de la biblioteca, la escuela de arte y la memoria cultural, para que la comunidad pueda acceder a todos los programas y proyectos de la actividad cultural del Municipio.

5. Conservar y mantener los escenarios deportivos, para que estén en condiciones apropiadas para la práctica deportiva.

6. Orientar capacitar y promover el trabajo de iniciación deportiva con madres gestantes, profesores y niños, para obtener estimulación temprana y desarrollar correctamente la sicomotricidad en los infantes.

7. Fomentar la recreación y la mejor utilización del tiempo libre en los diferentes sectores de la población, para mejorar la salud física y mental de la comunidad.

8. Realizar torneos deportivos, festivales y olimpiadas campesinas y escolares que se programen en los diferentes sectores de la comunidad, para la promoción del sano esparcimiento.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Los grupos artísticos conformados, aumentan en variedad y en el número de sus integrantes.

2.1 Material bibliográfico, archivo histórico, archivo musical y archivo vertical, se presta a la comunidad, llevando el control sobre el material prestado y el número de usuarios atendidos diariamente en la biblioteca.

2.2 Los registros de control llevados en la biblioteca, son analizados y evaluadas las tendencias y necesidades de los usuarios.

3.1 Los proyectos de acuerdo para la conservación del patrimonio son presentados al Concejo Municipal teniendo en cuenta las características del Municipio y la reglamentación en la materia.

4.1 Los servicios de biblioteca, y todas las actividades culturales, se dan a conocer a la comunidad a través los medios de comunicación locales y reuniones con padres de familia y comunidad en general.

5.1 La programación para el mantenimiento y construcción de infraestructura deportiva, se realiza teniendo en cuenta el POAI, el PAC, y las solicitudes de la comunidad.

6.1 Los programas de iniciación deportiva son realizados en coordinación con la dirección local de salud y el hospital.

7.1 Los programas recreativos, satisfacen las demandas de la comunidad y se coordinan con las cooperativas del Municipio.

La promoción de torneos y olimpiadas, involucra la participación amplia de la comunidad urbana, rural y colonias residentes fuera del municipio.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Gestión cultural y deportiva
2. Formulación de proyectos
3. Ley de cultura y deporte


AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
CÓDIGO: 40707 
NIVEL: 3 – Asistencial
GRADO: 07
NÚMERO DE EMPLEOS: (01) 
DEPENDENCIA: Secretaría General y de Gobierno 
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Secretario de Despacho
NATURALEZA DEL EMPLEO: Carrera Administrativa
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Y ESTUDIOS
ESTUDIOS
Bachiller en cualquier modalidad
EXPERIENCIA
Un año en funciones relacionadas con el cargo

PROPÓSITO PRINCIPAL

Garantizar una adecuada clasificación, ubicación, conservación y sigilo de los documentos que están bajo su responsabilidad dando aplicación a la legislación existente para propender por una información ágil y oportuna a las diferentes dependencias de la Administración, como al público en general.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Controlar técnica y coordinadamente la producción de documentos en la administración municipal, para facilitar la consulta de los mismos.

2. Coordinar y mantener activo el comité municipal de archivo, para definir los procedimientos que permitan la adecuada administración documental.

3. Expedir certificados, copias de documentos e informes que le sean solicitados, con el fin de satisfacer las necesidades de la comunidad y democratizar la información.

4. Llevar la información de la hojas de vida de manera organizada y verificando que esté completa, para mantener vigente y actualizada la información del personal vinculado.

5. Orientar a los usuarios que, de manera personal o vía telefónica solicitan algún servicio, para garantizar una comunicación oportuna entre el Municipio y la comunidad.

6. Hacer las citaciones tanto al personal de la administración como a instituciones y particulares, para que asistan a las reuniones que realiza la administración Municipal.

7. Alimentar y mantener actualizado el programa de PASIVOCOL.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Los documentos que reposan en el archivo general del Municipio, se encuentran debidamente conservados y clasificados y dan aplicación a las normas sobre ley general de archivo.

1.2 La planilla de radicados de comunicaciones, se lleva diariamente en estricto orden cronológico y recogiendo las firmas que correspondan.

1.3 Las comunicaciones recibidas son distribuidas a sus destinatarios, asentando en la planilla de control la constancia de entrega y de la respectiva respuesta.

2.1 Los programas de capacitación que recibe sobre manejo documental son difundidos a todos los funcionarios del municipio.

2.2 Las normas para el control y conservación de los documentos son aplicadas oportunamente atendiendo la legislación vigente.

2.3 Los planes de mejoramiento del sistema documental son elaborados por el comité de archivo, dejando constancia en actas de reunión de las medidas adoptadas.

3.1 Las certificaciones y demás documentos solicitados son elaborados y entregados oportunamente y verificando la veracidad y precisión de la información suministrada.

4.1 Todas las novedades del personal son archivadas en la respectiva carpeta de hoja de vida en estricto orden cronológico y es verificada la información ingresada.

5.1 El programa de PASIVOCOL se alimenta permanece actualizado.

5.2 Las llamadas realizadas al Municipio, son atendidas con oportunidad y amabilidad.

5.3 El directorio telefónico de la entidad esta dispuesto para la consulta de todos los funcionarios y contiene los números telefónicos y direcciones de entidades y personas que son consultadas en función del desempeño de sus cargos.

5.4 Los usuarios de los servicios del Municipio, son orientados de manera precisa y oportuna para adelantar las diligencias.

Las citaciones a las diferentes personas que son requeridas por la administración municipal, son repartidas oportunamente dejando constancia escrita de la diligencia realizada.

El programa de PASIVOCOL permanece actualizado y se realizan los informes de acuerdo al calendario de responsabilidades.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Manejo de computador y software básico.
2. Redacción.
3. Ortografía.
4. Manejo de archivo.
5. Ley general de archivo.

Noviembre 2017
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