AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
CÓDIGO: 40707 
NIVEL: 3 – Asistencial
GRADO: 07
NÚMERO DE EMPLEOS: (01) 
DEPENDENCIA: Secretaría General y de Gobierno 
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Secretario de Despacho
NATURALEZA DEL EMPLEO: Carrera Administrativa
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Y ESTUDIOS
ESTUDIOS
Bachiller en cualquier modalidad
EXPERIENCIA
Un año en funciones relacionadas con el cargo

PROPÓSITO PRINCIPAL

Garantizar una adecuada clasificación, ubicación, conservación y sigilo de los documentos que están bajo su responsabilidad dando aplicación a la legislación existente para propender por una información ágil y oportuna a las diferentes dependencias de la Administración, como al público en general.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Controlar técnica y coordinadamente la producción de documentos en la administración municipal, para facilitar la consulta de los mismos.

2. Coordinar y mantener activo el comité municipal de archivo, para definir los procedimientos que permitan la adecuada administración documental.

3. Expedir certificados, copias de documentos e informes que le sean solicitados, con el fin de satisfacer las necesidades de la comunidad y democratizar la información.

4. Llevar la información de la hojas de vida de manera organizada y verificando que esté completa, para mantener vigente y actualizada la información del personal vinculado.

5. Orientar a los usuarios que, de manera personal o vía telefónica solicitan algún servicio, para garantizar una comunicación oportuna entre el Municipio y la comunidad.

6. Hacer las citaciones tanto al personal de la administración como a instituciones y particulares, para que asistan a las reuniones que realiza la administración Municipal.

7. Alimentar y mantener actualizado el programa de PASIVOCOL.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Los documentos que reposan en el archivo general del Municipio, se encuentran debidamente conservados y clasificados y dan aplicación a las normas sobre ley general de archivo.

1.2 La planilla de radicados de comunicaciones, se lleva diariamente en estricto orden cronológico y recogiendo las firmas que correspondan.

1.3 Las comunicaciones recibidas son distribuidas a sus destinatarios, asentando en la planilla de control la constancia de entrega y de la respectiva respuesta.

2.1 Los programas de capacitación que recibe sobre manejo documental son difundidos a todos los funcionarios del municipio.

2.2 Las normas para el control y conservación de los documentos son aplicadas oportunamente atendiendo la legislación vigente.

2.3 Los planes de mejoramiento del sistema documental son elaborados por el comité de archivo, dejando constancia en actas de reunión de las medidas adoptadas.

3.1 Las certificaciones y demás documentos solicitados son elaborados y entregados oportunamente y verificando la veracidad y precisión de la información suministrada.

4.1 Todas las novedades del personal son archivadas en la respectiva carpeta de hoja de vida en estricto orden cronológico y es verificada la información ingresada.

5.1 El programa de PASIVOCOL se alimenta permanece actualizado.

5.2 Las llamadas realizadas al Municipio, son atendidas con oportunidad y amabilidad.

5.3 El directorio telefónico de la entidad esta dispuesto para la consulta de todos los funcionarios y contiene los números telefónicos y direcciones de entidades y personas que son consultadas en función del desempeño de sus cargos.

5.4 Los usuarios de los servicios del Municipio, son orientados de manera precisa y oportuna para adelantar las diligencias.

Las citaciones a las diferentes personas que son requeridas por la administración municipal, son repartidas oportunamente dejando constancia escrita de la diligencia realizada.

El programa de PASIVOCOL permanece actualizado y se realizan los informes de acuerdo al calendario de responsabilidades.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Manejo de computador y software básico.
2. Redacción.
3. Ortografía.
4. Manejo de archivo.
5. Ley general de archivo.

Noviembre 2017
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