Secretario de Hacienda:  Yeny Alejandra Aristizábal Alzate

Hoja de Vida

Acto Administrativo

Acta de Posesión

Soportes de Estudios

SECRETARÍA DE HACIENDA

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO

SECRETARIO DE DESPACHO

CÓDIGO

02002

NIVEL

1 – Directivo

GRADO

02

NÚMERO DE EMPLEOS

(01)

DEPENDENCIA

Secretaría de Hacienda

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

Alcalde

NATURALEZA DEL EMPLEO

Libre Nombramiento y Remoción.

ÁREA DEL CONOCIMIENTO

Economía, Administración, Contaduría y Afines

EXPERIENCIA

Dos (2) años como mínimo en el sector público.

PROPÓSITO PRINCIPAL

Propiciar una adecuada organización financiera y fiscal de la administración municipal, dentro del marco que las normas y disposiciones legales le permita, de forma que contribuya a lograr un equilibrio financiero.

FUNCIONES FUNDAMENTALES

1. Diseñar los procesos de adquisición y suministro de los recursos materiales para la organización y consecución de los bienes muebles e inmuebles del municipio, para orientar la adecuada inversión de los recursos.

2. Diseñar las políticas y procedimientos y hacer seguimiento a su ejecución, para el cobro de los diferentes impuestos, tasas, contribuciones y demás ingresos que por cualquier concepto, perciba el municipio para financiar el gasto público social.

3. Coordinar junto con la Secretaria de Planeación y Obras Públicas y desarrollo económico la elaboración, ejecución y seguimiento al ciclo presupuestal, para un adecuado manejo de los recursos.

4. Consolidar la información de ingresos y gastos, para elaborar los diferentes estados financieros que permitan el análisis de la situación económica de la administración para la toma de decisiones a nivel administrativo.

5. Elaborar y presentar los diferentes informes a las entidades de control, planeación, a las dependencias de la administración y a la comunidad en general; para evaluar la gestión y asegurar la transparencia en el manejo de los bienes y recursos públicos.

6. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios, informes, y otros documentos relacionados con su área, con el fin de adecuar la estructura y funcionamiento del Municipio a la legislación actualizada y a las demandas de la comunidad.

7. Evaluar los procesos de los cuales es responsable, acatar los procedimientos establecidos para el desempeño de sus funciones y mantenerlos actualizados y vigentes para así elevar la calidad de los servicios que presta.

8. Coordinar y evaluar el personal a cargo, tanto vinculado como contratistas y proveedores de manera documentada, para garantizar la mejora continua de la entidad.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 El plan de compras de adquisición y suministro de los recursos materiales y servicios personales, son planeados acatando la legislación vigente y a la realidad financiera del Municipio

2.1 El código de rentas y procedimiento de jurisdicción coactiva implementado y actualizado, de manera que permita un recaudo más eficiente de las rentas municipales.

2.2 El estatuto orgánico de presupuesto es implementado y actualizado teniendo en cuenta la normatividad vigente sobre la materia.

3.1 El Plan Financiero es elaborado y actualizado anualmente teniendo en cuenta el comportamiento histórico de cada una de las rentas y los supuestos económicos.

3.2 El Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI- es elaborado anualmente de acuerdo al Plan Financiero y los proyectos viabilizados para la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.

3.3 El Presupuesto es elaborado y aprobado anualmente de acuerdo al Plan Financiero y al POAI, teniendo en cuenta los lineamientos de la nación y las normas vigentes.

3.4 El Plan Anual Mensualizado de Caja -PAC- es elaborado y aprobado anualmente de acuerdo a las metas de recaudo establecidas en el plan financiero y se cumple durante le ejecución presupuestal del año fiscal.

3.5 El Marco Fiscal de Mediano Plazo -MFMP- es elaborado y ajustado anualmente de acuerdo a los lineamientos de la Ley 819/2003 y sus Decretos reglamentarios.

4.1 El Libro mayor es consolidado mensualmente, teniendo en cuenta las operaciones registradas en el sistema.

4.2 Los análisis del consolidado del libro mayor se realiza mensualmente, observando las variaciones en los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos y sus efectos en las finanzas de acuerdo a indicadores.

4.3 El Libro Diario es consolidado diariamente teniendo en cuenta cada una de las operaciones realizadas.

4.4 El Libro Auxiliar es consolidado mensualmente teniendo en cuenta los movimientos día a día de cada cuenta.

4.5 Los libros de Bancos son consolidados diariamente teniendo en cuenta los movimientos de ingresos, egresos y traslados.

5.1 Los informes de la secretaría se rinden teniendo en cuenta el calendario de responsabilidades, acatando las normas de presentación y cuidando la calidad de su contenido.

6.1 Los documentos producidos se elaboran cuidando la presentación, redacción y ortografía y se presentan oportunamente.

7.1 Los informes de evaluación de los procesos se presentan periódicamente y contienen el seguimiento a los indicadores, el análisis de la forma como se desarrolla el procedimiento y las acciones de mejora que se consideren pertinentes.

8.1 Los procedimientos suministrados para el desempeño del cargo, se acatan, revisan periódicamente y se mantienen ajustados a los cambios de la normatividad y a las necesidades de la comunidad.

9.1 Coordinar y evaluar al personal vinculado se realizará en las fechas y formatos establecidos por ley. La evaluación a los contratistas se hará previo el pago al mismo en el formato suministrado para el efecto y tendrá en cuenta el cumplimiento de las metas y obligaciones propuestas.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Manejo y conocimientos básicos de contabilidad y soportes de cuentas en el sector público
2. Planeación financiera 
3. Indicadores económicos
4. Normas y leyes en materia de tributos


CARGOS ADSCRITOS A LA SECRETARÍA DE HACIENDA

ALMACENISTA GENERAL

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: ALMACENISTA GENERAL 
CÓDIGO: 21505 
NIVEL: 2 – Profesional
GRADO: 05 
NÚMERO DE EMPLEOS: (01)
DEPENDENCIA: Secretaría de Hacienda 
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Secretario de Hacienda. 
NATURALEZA DEL EMPLEO: Libre nombramiento y remoción.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Y ESTUDIOS
ESTUDIOS
Título profesional en el área de administración, finanzas o sistemas.
EXPERIENCIA
Seis meses en funciones relacionadas con el cargo.

PROPÓSITO PRINCIPAL

Responder por la custodia, administración y provisión de los bienes devolutivos y de consumo que tenga en existencia y bajo su servicio para asegurar un adecuado uso de los elementos.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Responder por el manejo, almacenamiento, entradas, salidas, existencias y seguridad de los bienes a cargo, para un efectivo control de las existencias y de los bienes muebles e inmuebles del Municipio.

2. Recibir, almacenar y suministrar materiales, confrontando los artículos recibidos contra las características contempladas en los documentos que dan origen a la operación, para contribuir con el buen desarrollo de las actividades de cada dependencia.

3. Mantener actualizado el inventario de todas las dependencias del Municipio, así como de los diferentes establecimientos educativos, para hacer control físico y para obtener información confiable de los bienes que posee el municipio.

4. Efectuar los trámites necesarios para dar de baja los elementos inservibles en depósito en el almacén para mantenerlo organizado y evitar la mala utilización del espacio.

5. Presentar los informes requeridos por las entidades de control y/o sus superiores para su consulta.

6. Manejar lista de proveedores actualizada y con la evaluación de los mismos, para que el Municipio tenga criterios adecuados de selección.

7. Llevar control sobre fechas de vencimiento de las facturas para elaboración del programa de pagos en la Secretaría de Hacienda.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Los bienes almacenados están protegidos de la humedad, calor excesivo, polvo y tienen facilidad de acceso.

1.2 Los comprobantes tales como altas y bajas de almacén se elaboran correcta y oportunamente y presentan información clara de los artículos adquiridos y entregados a funcionarios.

2.1 Los Bienes almacenados y embarcados son recibidos confrontando las especificaciones técnicas y cantidades solicitadas en las órdenes de pedido o de compra.

3.1 Las novedades en el inventario son registradas con los documentos que soportan los movimientos por cambio de funcionarios, entradas por compra, donación o comodato y bajas por hurto, inservible, obsoleto, devolución, perdida o conteos físicos.

3.2 Los conteos selectivos se hacen, una vez al año comprobando que los elementos correspondan con el que aparece en el sistema, comprobando su buen estado y el uso adecuado.

4.1 Las actas por venta, remate o donación se elaboran con los debidos soportes

5.1 Los informes de almacén están ordenados y clasificados en inventarios de bienes muebles, inmuebles, existencias, resumen mensual de almacén, contratos de comodato, donación o préstamo de acuerdo a los procedimientos definidos por la contraloría y la entidad.

6.1 La lista de proveedores presenta especificaciones de productos y precios con la respectiva calificación en cuanto a cumplimiento y calidades.

7.1 El Informe de facturas presenta plazo y vencimiento de obligación de pago a proveedores.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Manejo de computador.
2. Conocimientos básicos de Excel y software de almacén.
3. Manejo de kardex.
4. Conocimientos básicos de contabilidad.


AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
CÓDIGO: 40709 
NIVEL: 3 – Asistencial. 
GRADO: 09
NÚMERO DE EMPLEOS: (01) 
DEPENDENCIA: Secretaría de Hacienda.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Secretario de Hacienda. 
NATURALEZA DEL EMPLEO : Carrera Administrativa.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Y ESTUDIOS
ESTUDIOS
Bachiller en cualquier modalidad.
EXPERIENCIA
Un año de experiencia en funciones relacionadas con el cargo.

PROPÓSITO PRINCIPAL

Elaborar, clasificar y organizar la información física y en medio magnético de los documento fuentes y soportes que se generan en la Secretaría de Hacienda.

FUNCIONES ESENCIALES

1. Recaudar los diferentes impuestos, tazas contribuciones y demás ingresos que por cualquier concepto percibe el Municipio para la determinación de los ingresos reales.

2. Elaborar y liquidar las nóminas de empleados, obreros y jubilados para garantizar el pago justo y oportuno de acuerdo a los periodos establecidos.

3. Elaborar la liquidación de aportes de seguridad social y parafiscal, para dar cumplimiento a la legislación laboral y evitar contratiempos a los empleados y costos al municipio.

4. Elaborar los comprobantes de egreso para pago a proveedores, servicios y suministros.

5. Apoyar la ejecución del presupuesto mediante la expedición de los compromisos y el seguimiento a las disponibilidades emitidas y la consolidación de los sinópticos de ingresos y gastos, para asegurar la correcta ejecución de los recursos de acuerdo a las normas.

6. Elaborar los documentos fuentes (ingresos, egresos, comprobantes generales, causaciones, consignaciones) para generar los soportes de los diferentes estados financieros.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 La base de datos de contribuyentes de los diferentes impuestos permanece actualizada.

1.2 Las facturas de los diferentes impuestos son elaboradas y actualizadas para que se distribuyan o se entreguen oportunamente a los contribuyentes para su pago.

1.3 La prefacturación de los diferentes impuestos es agrupada en orden cronológico por mes o período de facturación.

1.4 Los recibos de caja y asiento de las facturas son registrados en las respectivas bases de datos y se archivan con los respectivos documentos soporte.

1.5 Los paz y salvos y certificados catastrales son elaborados de acuerdo a la necesidad de cada contribuyente.

2.1 Las nóminas son elaboradas atendiendo el procedimiento establecido para el efecto.

3.1 Los aportes a la seguridad social son liquidados en las cuantías y fechas determinadas por la legislación laboral.

4.1 Los comprobantes de egreso son elaborados, oportunamente y de acuerdo a los formatos establecidos.

5.1 Los certificados de disponibilidad presupuestal son elaborados de acuerdo a programas y proyectos del Plan de Desarrollo Municipal.

5.2 Los certificados y reservas presupuéstales son elaborados previa revisión del cumplimiento de los requisitos legales de cada una de las cuentas y de acuerdo al PAC.

5.3 Las ejecuciones presupuéstales de gastos son elaboradas y consolidadas mensualmente teniendo en cuenta lo establecido en el Estatuto de gastos para el control y la evaluación del gasto público social.

5.4 Las ejecuciones presupuéstales de ingresos son elaboradas y consolidadas mensualmente teniendo en cuenta lo establecido en el estatuto de gastos y el código de rentas.

Los documentos fuentes están registrados en el sistema y clasificados por cada categoría de acuerdo a los procedimientos establecidos en las normas.

Los libros financieros presentan información actualizada (mayor, diario, auxiliar Bancos)

Los listados de acreedores y deudores presentan la información actualizada y soportada.

El registro de la deuda pública permanece actualizado de acuerdo a los créditos efectivamente desembolsados y el servicio de la deuda efectuado.

Documentos de ingresos, egresos y comprobante general son clasificados en orden cronológico, con sus respectivos soportes y agrupados por mes.

Los oficios enviados y recibidos son archivados en orden cronológico y por entidad con su respectiva respuesta o requerimiento.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Conocimientos básicos de contabilidad y soportes de cuentas en el sector público.
2. Manejo presupuestal.
3. Conocimientos básicos de legislación laboral.

Septiembre 2017
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